Hoe schrijf je een helder beleidsdocument dat mensen daadwerkelijk lezen?

Waarom mislukken de meeste beleidsdocumenten al voordat iemand ze leest?

Je nieuwe beleidsdocument ligt ongelezen onder een stapel papieren op iemands bureau. Klinkt bekend? Hier is de harde waarheid: de meeste beleidsdocumenten mislukken omdat ze te lang en te ingewikkeld zijn. Mensen zijn druk. Ze hebben duidelijke informatie nodig die ze snel kunnen begrijpen.

Dus, hoe zorg je ervoor dat jouw beleidsdocument wél gelezen en uitgevoerd wordt? Hier zijn vijf essentiële tips.

Tip 1: Zorg voor een sterke structuur

Denk aan je favoriete nieuwssite. De koppen vertellen je precies wat je kunt verwachten. De eerste alinea vat de kernpunten samen. Goede beleidsdocumenten werken op dezelfde manier.

• Zet je belangrijkste boodschap vooraan.
• Gebruik duidelijke koppen die aangeven wat er in elke sectie staat.
• Maak het makkelijk voor drukbezette lezers om snel te vinden wat ze nodig hebben. 

Tip 2: Schrap overbodige details

Een helder beleidsdocument schrijven is als inpakken voor een weekendtrip: neem mee wat je nodig hebt, laat de rest thuis. Elke extra zin maakt je document moeilijker te lezen.

Vraag jezelf bij elke toevoeging af: “Moet mijn lezer dit écht weten?” Zo niet, laat het weg.

Tip 3: Vermijd ingewikkeld taalgebruik

Moeilijke woorden en technische termen maken je beleidsdocument niet beter, alleen moeilijker te begrijpen.

• Schrijf “start het programma” in plaats van “implementeer het strategische initiatief.”
• Gebruik “gebruiken” in plaats van “utiliseren.”
• Vergeet niet de vuistregel: Eenvoudige taal werkt beter.

Tip 4: Schrijf niet als een academicus

Je hoeft je oude hoogleraar niet te imponeren. Niemand zit te wachten op vijf voetnoten bij een vanzelfsprekend punt. En niemand wil drie pagina’s achtergrondinformatie lezen voordat de kern van de boodschap duidelijk wordt.

Kom snel en helder ter zake.

Tip 5: Schrijf voor je lezer

Voordat je begint, vraag jezelf af: “Wat moet mijn lezer weten om actie te ondernemen?” Geef die informatie op een directe, heldere manier.

Waar het niet om gaat is dat jij laat zien hoeveel jij over het onderwerp weet. Waar het wel om gaat is dat de lezer begrijpt wat er moet gebeuren.

Belangrijkste inzichten:

1. Kom snel tot de kern. Zet je hoofdboodschap vooraan.
2. Houd de lezer geboeid. Gebruik eenvoudige taal in plaats van ingewikkelde woorden.
3. Schrijf wat de lezer moet weten. Focus op actie, niet op indruk maken.

En nu?

Wil je een helder beleidsdocument schrijven dat mensen aanzet tot actie? The Golden Thread helpt professionals bij het opstellen van beleidsdocumenten die worden gelezen, begrepen en toegepast. Neem contact met ons op om meer te leren. En bekijk onze interactieve workshop van 2 uur: Hoe schrijf je een effectief beleidsdocument? Deze blog geeft slechts een voorproefje van wat je zult ontdekken!.